Polityka prywatności (jak wykorzystujemy dane uczniów)
W firmie Skool Cornwall Ltd niezwykle poważnie traktujemy ochronę danych oraz prawo naszych uczniów do prywatności i przestrzegamy przepisów RODO. Niniejsza polityka określa zasady, na podstawie których firma Skool Cornwall Ltd będzie gromadzić, przechowywać i udostępniać wszelkie informacje dotyczące uczniów. Skool Cornwall Ltd określa cele oraz sposób, w jaki dane osobowe są lub będą przetwarzane. Kategorie informacji o uczniach, które gromadzimy, przechowujemy i udostępniamy, obejmują:
• Dane osobowe (takie jak imię i nazwisko, adresy e-mail, numery telefonów, adres (oraz, w stosownych przypadkach, dane paszportowe)).
• Cechy charakterystyczne (takie jak język, narodowość, kraj urodzenia)
• Informacje dotyczące obecności (takie jak: sesje, w których uczestniczyli, liczba nieobecności i przyczyny nieobecności)
• Istotne informacje medyczne
• Dane kontaktowe w nagłych wypadkach (nazwiska, numery telefonów, adresy e-mail)
• Informacje dotyczące podróży
• Dane bankowe
Dlaczego gromadzimy i wykorzystujemy te dane
Wykorzystujemy dane uczniów:
• wspieranie procesu uczenia się uczniów
• monitorowanie postępów uczniów i sporządzanie sprawozdań na ten temat
• w celu oceny jakości naszych usług
• świadczenie usług na rzecz studentów oraz wywiązywanie się z zawartej z nimi umowy
• w celu przestrzegania przepisów dotyczących udostępniania danych w celach marketingowych w branży EFL (należy pamiętać, że dane osobowe nigdy nie są wykorzystywane
• w celach marketingowych.
Dane statystyczne dotyczące narodowości, długości kursów oraz wieku wykorzystujemy wyłącznie do celów marketingowych. Informacje na temat tego, w jaki sposób wykorzystujemy zdjęcia studentów, można znaleźć w sekcji „Dlaczego udostępniamy dane studentów”.)
Podstawa prawna, na której opieramy się, wykorzystując te informacje Zgodnie z art. 6 RODO gromadzimy i wykorzystujemy dane uczniów na podstawie następującej podstawy prawnej: (f) Uzasadnione interesy: przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów.
Gromadzenie danych dotyczących uczniów
Chociaż większość przekazywanych nam danych dotyczących studentów ma charakter obowiązkowy, część z nich jest nam przekazywana na zasadzie dobrowolności. Aby zachować zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, poinformujemy Państwa, czy przekazanie nam określonych danych dotyczących studentów jest obowiązkowe, czy też mają Państwo w tej kwestii swobodę wyboru.
Przechowywanie danych uczniów
Dane uczniów przechowujemy przez maksymalnie dwa lata w zaszyfrowanej bazie danych oraz w elektronicznych folderach ewidencyjnych na naszych serwerach sieciowych, do których dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy szkoły. Po upływie dwóch lat baza danych automatycznie anonimizuje wszelkie przechowywane w systemie dane dotyczące ucznia, które mogłyby posłużyć do jego identyfikacji. Np. imię i nazwisko, data urodzenia, dane paszportowe. Po upływie dwóch lat wszelkie dane uczniów przechowywane w folderach ewidencyjnych w naszej sieci są ręcznie usuwane.
Po upływie tego dwuletniego okresu w naszej bazie danych przechowujemy wyłącznie informacje dotyczące dat obecności oraz narodowości uczniów, które stanowią podstawę do opracowywania danych na potrzeby planowania działań związanych z poprawą jakości w szkole oraz analizy tych danych. Wszelkie dane zapisane na papierze w dowolnym momencie procesu rejestracji są bezpiecznie niszczone po wprowadzeniu ich do bazy danych i naszej sieci. Odradza się rejestrowanie danych uczniów na papierze, a dane te nigdy nie są przechowywane dłużej niż to konieczne.
Komu udostępniamy dane uczniów:
Regularnie udostępniamy dane uczniów następującym podmiotom:
• Organizacje inspekcyjne, w tym British Council.
• Brytyjski Urząd ds. Wiz i Imigracji – na żądanie.
• Organizatorzy wycieczek edukacyjnych oraz konsultanci ds. edukacji, którzy współpracują z ELC w zakresie wysyłania uczniów do tej szkoły.
• Rodziny goszczące / dostawcy zakwaterowania z własnym wyżywieniem.
• Red Pesto – narzędzie do tworzenia i zarządzania bazą danych naszych studentów.
• Firmy taksówkarskie oraz firmy zajmujące się obsługą pasażerów, które świadczą usługi przewozu studentów z lotniska.
• Zdjęcia uczniów wykonane podczas wydarzeń w ramach programu towarzyskiego oraz w szkole są publikowane na profilach szkoły w mediach społecznościowych, w tym na Facebooku, Twitterze i Instagramie.
• Firma Skool Cornwall Ltd w żadnym wypadku nie udostępnia danych uczniów firmom marketingowym działającym na zlecenie w celach marketingowych.
Dlaczego udostępniamy dane uczniów
Nie udostępniamy nikomu danych naszych studentów bez ich zgody, chyba że zezwalają na to przepisy prawa i nasze zasady. Jesteśmy zobowiązani do udostępniania danych studentów w ramach rutynowych kontroli przeprowadzanych przez takie organizacje jak British Council lub brytyjski Urząd ds. Wiz i Imigracji, o czym mowa w powyższym wykazie („Komu udostępniamy dane studentów”).
Jesteśmy również zobowiązani do udostępniania danych uczniów w celach związanych z zapewnieniem ich bezpieczeństwa, gdy jest to konieczne, na przykład w przypadku problemów związanych z dobrostanem ucznia, które wymagałyby interwencji policji. Udostępniamy dane uczniów organizatorom wycieczek edukacyjnych lub konsultantom edukacyjnym, którzy mogli pierwotnie przesłać nam te dane w celu zapisania ucznia do szkoły.
Udostępniamy dane uczniów organizacjom branżowym, takim jak English UK, w celu rozwijania najlepszych praktyk w naszej branży. Jeśli uczniowie zwrócą się do szkoły z prośbą o zorganizowanie zakwaterowania w ich imieniu w ramach procesu rekrutacji, udostępnimy ich dane podmiotom oferującym zakwaterowanie u rodzin goszczących lub w obiektach z własnym wyżywieniem.
Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć w naszej Polityce prywatności dotyczącej dostawców usług zakwaterowania. Firma Skool Cornwall Ltd wykorzystuje zdjęcia uczniów oraz dane statystyczne dotyczące ich narodowości i wieku w celu przekazywania informacji i prezentowania środowiska szkolnego innym potencjalnym uczniom. Nie udostępniamy stronom trzecim żadnych innych danych dotyczących uczniów.
Szkoła jest promowana za pośrednictwem naszej strony internetowej oraz broszury opracowywanej we własnym zakresie przez szkołę. Broszura jest dostępna na naszej stronie internetowej do publicznego wglądu i pobrania. Broszura ta jest również udostępniana organizatorom wycieczek edukacyjnych i konsultantom edukacyjnym współpracującym z firmą Skool Cornwall Ltd w celu rekrutacji uczniów do szkoły, a także osobom z ogółu społeczeństwa, które zwracają się z prośbą o jej egzemplarz – zarówno osobiście (przychodząc do budynku szkoły w celu uzyskania informacji), jak i poprzez zapytanie przesłane pocztą elektroniczną lub telefonicznie. Broszura zawiera zdjęcia uczniów szkoły. Zdjęcia uczniów są wykorzystywane w ten sposób wyłącznie po uzyskaniu od nich bezpośredniej zgody przed wykonaniem zdjęć, a zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w przypadku gdy uczeń zażąda, abyśmy zaprzestali wykorzystywania danego zdjęcia, podejmiemy wszelkie uzasadnione kroki w celu spełnienia tej prośby.
Wniosek o dostęp do danych osobowych
Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych uczniowie oraz rodzice uczniów poniżej 18. roku życia mają prawo zwrócić się z wnioskiem o dostęp do przechowywanych przez nas informacji, które ich dotyczą. Aby złożyć wniosek o udostępnienie Państwa danych osobowych lub uzyskać dostęp do danych Państwa dziecka, prosimy o kontakt pod adresem toby@skoolcornwall.com lub telefonicznie z sekretariatem szkoły pod numerem 44 (0)1872 719260.
Masz również prawo do:
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, które może spowodować lub już powoduje szkodę lub cierpienie
• w określonych okolicznościach domagać się sprostowania, zablokowania, usunięcia lub zniszczenia nieprawidłowych danych osobowych; oraz
• dochodzić odszkodowania za szkody spowodowane naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych
Jeśli mają Państwo jakiekolwiek wątpliwości dotyczące sposobu, w jaki gromadzimy lub wykorzystujemy Państwa dane osobowe, prosimy o zgłoszenie ich w pierwszej kolejności do nas, a my podejmiemy wszelkie uzasadnione kroki, aby Państwu pomóc. Mogą Państwo również skontaktować się z Biurem Komisarza ds. Informacji pod adresem https://ico.org.uk/concerns/ Kontakt Jeśli chcieliby Państwo omówić jakąkolwiek kwestię zawartą w niniejszej polityce prywatności, prosimy o kontakt ze szkołą